Delegujte bez výčitek: 6 kroků, jak přestat být brzdou vlastního růstu | Andrea Vaňková

Delegování je slovo, které u spousty podnikatelů vyvolává nervozitu, ale když už si ho dovolí, následuje zároveň i úleva. Chceme ve svém podnikání růst, mít více času na to, co nás baví, ale zároveň se bojíme pustit kontrolu. Znám to. Sama jsem si tím prošla. A proto jsem připravila přehledného průvodce, který vám pomůže delegovat krok za krokem. Bez další zodpovědnosti na vašich bedrech a nutnosti stát svým pomocníkům za zády.

Proč je delegování klíčem k udržitelnému růstu

Delegování není o slabosti, ale o důvěře. O tom, že si uvědomíte, že váš čas je nejdražší komodita a není možné dlouhodobě růst, pokud děláte všechno sami. Často až tehdy, když pustíme kontrolu a začneme důvěřovat novému procesu, začne se byznys posouvat. Díky delegování získáte prostor tvořit, rozvíjet své know-how a věnovat se strategii místo řešení technických problémů, procesů nebo administrativní agendy.

1. krok: Ujasněte si, proč chcete delegovat

Dali jste si osobní výzvu, že letos začnete s delegováním?

Skvěle! Než se pustíte do hledání vhodného kandidáta, vezměte si tužku, papír a sepište si:

• Co je to, co mi nejde? Co mě nebaví nebo to nechci dělat, protože mi to bere čas a energii?
• Zkuste se zamyslet nad tím, co kromě vás potřebuje i váš projekt?
• Stačí vám jen plnič úkolů nebo chcete parťáka pro vás i váš byznys?
• Kolik můžete a chcete do spolupráce investovat peněz?
• Je pro mě důležitý přesah a zkušenosti? Nebo dám klidně šanci začátečníkovi/juniorovi v oboru?
• Stanovte si silné „Proč“, proč to všechno děláte (růst projektu, velká vize, více odpočinku, méně stresu a tlaku, více času na tvorbu a své know-how…). Podrží vás to v případě nouze.

 Když víte proč, koho a co vlastně hledáte, snadněji specifikujete poptávku i požadavky na spolupráci.

2. krok: Sepište si jasnou poptávku

Díky zodpovězeným otázkám z předchozího kroku si můžete sepsat konkrétní poptávku – co přesně potřebujete a koho hledáte. Napište si s čím konkrétně chcete pomoct a jakého člověka hledáte (junior, profík, parťák).

V tomto případě je třeba zvážit jednotlivé pozice.

Junior: Bude mít sice nižší hodinovku a ve vašich očích uvidíte, že na spolupráci ušetříte, ale zdání klame. Ve výsledku vás to může vyjít stejně nebo dráž, než když si zaplatíte někoho seniornější s vyšší sazbou. Junior může občas tápat nebo se danou věc teprve učit. Nemusí nutně vědět, kam sáhnout. Bude třeba komunikovat přesněji své požadavky, občas zkontrolovat nebo vést za ruku. Být trpělivější a zvážit, zda toto je přesně to, co nyní hledáte. Ale všechno má i druhou stranu mince. Výhodou juniora je, že je motivovaný se učit a přizpůsobit se tomu, jak to chcete a potřebujete vy.

Profík: Specialista ve svém oboru. Sice si za něj připlatíte, ale s jistotou můžete předpokládat, že ví, co má dělat. Nemusíte mu nic složitě vysvětlovat a ještě vám poradí, jak případně věc lépe nebo snadněji vyřešit či nastavit. (Ale i zde samozřejmě platí, že výjimky potvrzují pravidlo. :-D)

Parťák: Zde se dostáváme na hranici spolutvůrce vašeho byznysu. Strategický partner, se kterým můžete řešit váš byznys, nápady, vizi, co vás trápí a jak uchopit jednotlivé věci. Bude držet systém a pořád ve vašem projektu, navrhovat možnosti, vyslechne si a podrží vás, když je třeba. Bude držet prostor, aby se děly jednotlivé kroky a projekt se posouval ke svému cíli. Tak trochu projektový manažer, strategický parťák a podpora vašeho byznysu v jednom.

Kde hledat spolehlivého parťáka na poznávací call pro váš byznys?

• Poptejte se v podnikatelských skupinách, kde dostanete doporučení nebo se vám rovnou ozvou ti, se kterými bude vaše poptávka souznít.
• Zeptejte se svých kolegyň nebo byznysových přátel, koho by vám doporučili ze své praxe pokud delegují nebo s tím mají zkušenost.
• Využijte FB skupiny zaměřené přímo na poptávku VA nebo specialistů z oboru.
• Prohlédněte si oborové katalogy (např.: Na volné noze, virtuální asistentky, katalog VA nebo Najdi asistentku)
• Zeptejte se v klubech nebo mastermind skupinách, kde jste aktivní na doporučení členek.

Kolik stojí delegování?

Na delegování je třeba nahlížet jako na investici pro růst vašeho projektu a realizaci vaší vize.

Aby ale fungovalo, je dobré mít už dopředu jasno, kolik do spolupráce můžete a chcete investovat.

Z praxe vím, že tady mnoho podnikatelů tápe. Ale vždy je možné nastavit spolupráci individuálně pro vaše potřeby.

Pojďme si to rozebrat.

1. Stanovte si měsíční strop.
   Řekněte si, kolik jste ochotni dát měsíčně za to, že se vám uvolní ruce a získáte zpět pár hodin týdně?
   U většiny mých klientů to bývá zhruba 3 000–10 000 Kč měsíčně podle rozsahu a typu práce. V případě dlouhodobější spolupráce nebo jednorázového projektu to klidně může být u trochu vyšší částka.
2. Začněte menším balíčkem a budgetem hodin na měsíc.
   Pokud si nejste jistí, začněte s menším rozsahem hodin měsíčně (např. 5–10 hodin měsíčně).
   Uvidíte, kolik práce se zvládne, a podle toho můžete spolupráci upravit.
3. Rozdíl mezi juniorem a expertem.
   Junior může stát méně (cca 500–700 Kč/hod.), ale potřebuje vedení.
   Senior nebo specialista (např. na e-mailing, web nebo automatizace) si účtuje víc (800–1 500 Kč/hod.), ale zvládne věci rychleji a samostatně.
   Je to jako v restauraci. Platíte nejen za jídlo, ale i za zkušenosti kuchaře.
4. Zvažte, kolik stojí váš čas.
   Pokud máte hodinovku např. 2 000 Kč a úkol, který vás nebaví, zabere 3 hodiny, právě jste „zaplatili“ 6 000 Kč za něco, co by jiný člověk udělal za 500-1000 Kč/hod.
   Na delegování je dobré se podívat i z ekonomické stránky.
   

Pokud si nejste jistí, jaký budget je pro vás reálný, napište si seznam všech úkolů, které byste chtěli delegovat, a u každého zkuste odhadnout, kolik času zabere. Dostanete odhad, se kterým můžete dále pracovat.

3. krok: Poznejte své kandidáty a zjistěte, kdo ladí s vaším byznysem

Jakmile máte seznam vhodných kandidátů, přichází fáze výběru.

• Projděte si jejich web, reference a sociální sítě.
• Zjistěte, zda to ladí s vaší poptávkou. 
• Domluvte si vstupní nezávazný poznávací call.
• Proberte možnosti spolupráce a zjistěte, zda jste na stejné vlně.
• Vyberte ideální adepty.

Proč je to důležité?

• Zjistíte, zda jste na stejné vlně.
• S čím vším vám konkrétní člověk může pomoci nebo zda budete potřebovat třeba více kandidátů, protože máte více oblastí, které chcete delegovat.
• Proberete možnosti spolupráce.
• Vyjasníte si vzájemná očekávání (čas, kapacita, finance, způsob komunikace).

 Oslovilo vás více kandidátů? Určitě doporučuji si se všemi vybranými domluvit poznávací call, protože tím zjistíte, jak kdo funguje, co konkrétně dělá, jakou má kapacitu a kdy je pracovně k dispozici, jak si sedíte lidsky apod. a na základě toho už se vám snáze vybere ideální pravá ruka na první delegování.

4. krok: Poznávací call – základ úspěšné spolupráce, aneb najděte správného parťáka

Co vše probrat a nezapomenout?

• Důležité je si hned na začátku ujasnit vzájemná očekávání a potřeby obou stran (kdy je kdo k dispozici, jak dopředu zadávat potřebné úkoly, dodávat podklady, kde bude probíhat komunikace a předávání úkolů/podkladů apod.).
• Vyjasnit si, co přesně bude předmětem spolupráce a jakou oblast bude mít váš parťák na starosti (půjde o správu webu, e-mailing, sociální sítě, fakturaci nebo zákaznickou podporu, atd.).
• Domluvit se na případném sepsání NDA (smlouva o mlčenlivosti), smlouvě o spolupráci nebo smlouvě o zpracování osobních údajů a o poskytnutých zárukách.
• Jak to bude s fakturací (potřebujete report práce, je pro vás lepší hlídat si budget nebo počet hodin nebo si předplatit balíček nebo fakturovat při dlouhodobé spolupráci vždy na konci měsíce apod.).
• Je fajn si i říci, zda uvítáte zpětnou vazbu, tipy na vylepšení, případně upozornění, když někde nedává něco smysl a vám to uteklo, nebo zda čistě hledáte někoho jen na plnění úkolů.

5. krok: Nastavení spolupráce, procesů a komunikace

Jakmile se rozhodnete pro spolupráci:

• Podepište NDA (smlouva o mlčenlivosti), případně smlouvu o spolupráci nebo smlouvu o zpracování osobních údajů a o poskytnutých zárukách. K tomuto tématu jsem vyzpovídala advokátku. Článek si můžete přečíst ZDE.
• Nastavte přístupy do potřebných aplikací a systémů (e-mailingový nástroj, administrace webu, SimpleShop, Fapi, SupportBox, Freelo, Trello nebo si založte společnou složku např. na Google Disku, kde si budete předávat veškeré podklady atd.)
• Ujasněte si, kde bude probíhat komunikace a předávání podkladů. Zda se bude jednat o e-mail, FB messenger, aplikaci na správu projektů jako např. Trello atd.
• Dohodněte termíny, způsob zadávání úkolů a reporting. Víte, kdo je kdy jak k dispozici, v jakém časovém předstihu je třeba zadávat věci ke zpracování a jaké jsou termíny u jednotlivých činností.
• Pokud máte tým, novou posilu do něj začleňte a seznamte ji s ostatními a chodem podnikání nebo firmy.

 A je to! Můžete se pustit do práce. Delegování právě odstartovalo.

6. krok: Pravidelné vyhodnocení a rozvoj spolupráce

Delegování není jednorázová záležitost. Je to proces, který se vyvíjí. Doporučuji si nastavit pravidelné “revizní” schůzky (např. 1× za měsíc nebo 1x týdně dle rozsahu a potřeby projektu) a projděte:

• co funguje dobře,
• co se dá zefektivnit,
• jaká je spokojenost obou stran.

Nebojte se dát konstruktivní zpětnou vazbu. Cílem není kritizovat, ale posouvat spolupráci dál ke spokojenosti obou stran.

Delegování je cesta k větší svobodě a růstu.

Delegování vám umožní soustředit se na to, co vás baví – tvořit, posouvat projekty, budovat svou vizi a rozvíjet vztahy s klienty. Získáte čas, energii a nadhled.

Zde ale pozor. Aby nedošlo k mýlce. Pořád je to Váš byznys, Vy jste za něj zodpovědní a máte poslední slovo. Delegování není o tom, že na někoho dalšího přehodíte část svého byznysu a více vás to nezajímá. Je to SPOLUpráce jako každá jiná a vyžaduje kooperaci, komunikaci a SPOLUpráci obou stran. Hlavně na začátku než se vše zaběhne a sedne si, vás to bude stát nějaký čas a energii navíc, která se vám ale v dlouhodobém horizontu vrátí v tom, že budete mít k sobě parťáka, který zná váš byznys a nemusíte ho vodit za ručičku. 

Pamatujte: Začátky delegování jsou vždycky náročnější a je to proces. Zároveň nemusíte mít všechno hned dokonalé. Udělejte ten první krok a začněte.

A pokud se v tom ztrácíte – nebuďte na to sami. Ráda vám pomohu nastavit správné procesy, vybrat vhodného parťáka nebo delegovat efektivně.

QaA:

Proč je pro podnikatele tak těžké delegovat?

Často převládá pocit, že si vše nejlépe udělají sami, v kombinaci se strachem ze ztráty kontroly a obavou, že zaučování zabere více času než samotná práce.

Co je základním předpokladem úspěšného delegování?

Jasně definovaná očekávání, nastavení funkčních postupů a postupná důvěra v lidi, kterým úkoly předáváte.

Jaký je hlavní přínos předání operativy na druhé?

Získáte zpět svůj čas a kapacitu, abyste se mohli naplno věnovat strategickému rozvoji firmy a činnostem, které vás baví a posouvají dál.

Andrea Vaňková

Jsem specialistka na e-mailing a technické nastavení digitálních produktů a služeb. Pomáhám podnikatelům a malým firmám se správou e-mailingu, webu, automatizací prodeje a tvorbou členských sekcí. Na blogu sdílím vychytávky a novinky pro vaše weby, e-mailing, automatizace prodeje a delegování, ať je pro vás cesta podnikatelským online světem co nejjednodušší. Nedělejte zbytečné kroky, které vás neposunou.

Odkaz na profil.   Článek původně vyšel na webu www.adreavankova.cz.